PDKS Nedir? Kartlı ve Şifreli Sistemler, 2026 KVKK Kararı

Ay sonunda muhasebe mesai listesini ister. Kâğıt çizelgede üstü çizilmiş saatler, eksik imzalar ve "ben erken gelmiştim" tartışmaları vardır. PDKS bu karmaşayı bitirmek için kurulur.

2026'da bu konuda önemli bir değişiklik oldu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mesai takibinde biyometrik veri kullanımına dair bir ilke kararı yayımladı. Bu yazıda PDKS'nin ne olduğunu, bugün hangi yöntemlerin kullanılabileceğini ve elinizde parmak izli bir cihaz varsa ne yapmanız gerektiğini anlatıyoruz. Hukuki cümleler resmî metinlere dayanır; kaynakları yazının sonunda verdik.

PDKS nedir, ne işe yarar?

PDKS, "personel devam kontrol sistemi" demektir. Girişe bir terminal takılır. Çalışan gelirken ve çıkarken kartını terminale yaklaştırır ya da kendi şifresini tuşlar. Terminal kimin geldiğini ve saati kaydeder.

Yazılım bu kayıtlardan puantaj çıkarır. Puantaj, kimin hangi gün kaç saat çalıştığını gösteren çizelgedir. Geç kalma, erken çıkma ve fazla mesai bu çizelgede kendiliğinden görünür. Sabah, akşam ve gece vardiyası olan işyerlerinde her vardiya ayrı tanımlanır.

PDKS maaşı kendisi hesaplamaz. Bordroya temel olan saat bilgisini düzenli ve tartışmasız tutar; muhasebe bu tabloyu alıp kendi hesabını yapar.

2026 KVKK kararı neyi değiştirdi?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29 Nisan 2026 tarihli ve 2026/921 sayılı "Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı", 2 Haziran 2026'da Resmî Gazete'de yayımlandı. Kurul, kendisine gelen ihbar ve şikâyetlerde en sık görülen konulardan birinin, çalışan takibinde biyometrik sistemlere yönelinmesi olduğunu belirtiyor.

Biyometrik veri, bir kişiyi bedenine ait bir özellikle tanımaya yarayan veridir. Kararda parmak izi, yüz tanıma, iris ve retina taraması örnek olarak geçer. Kanun bu verileri "özel nitelikli kişisel veri" sayar; yani en sıkı korunan veri grubundadır.

Kararın sonuç bölümündeki üç tespit şunlar:

• Açık bir hüküm yok: Mevzuatta çalışma sürelerinin takibine dair kurallar var, ama takibin biyometrik veriyle yapılması gerektiğini söyleyen bir hüküm yok. Bu yüzden "kanunlarda açıkça öngörülme" şartına dayanılamıyor.
• Rıza tek başına yetmiyor: İşçi ile işveren arasındaki güç dengesizliği, çalışanın onayının gerçekten özgür iradeyle verilip verilmediği konusunda şüphe doğuruyor.
• Ölçülülük sağlanmıyor: Daha az müdahaleci yöntemler varken, çalışanların açık rızası olsa bile mesai takibi için biyometrik veri işlemek, Kanun'un 4. maddesindeki ölçülülük ilkesini karşılamıyor.

Kurul ayrıca bu esaslara uymayan veri sorumluları hakkında Kanun'un 18. maddesi gereği işlem yapılacağını duyurdu; bu madde idari para cezalarını düzenler. Veri sorumlusu, kişisel verinin neden ve nasıl işleneceğine karar veren kişi ya da kurumdur. Çalışan kayıtlarında bu çoğu zaman işverenin kendisidir.

Mesai takibi bugün kartla ya da şifreyle yapılır

Kurul, mesai takibinin biyometrik sistemler yerine şu yollarla sağlanması gerektiğini söylüyor: şifreli kart veya PIN tabanlı sistemler, geleneksel imza ve kâğıt bazlı devam çizelgeleri, RFID/NFC kimlik kartları ya da denetçi gözetiminde elle giriş. RFID ve NFC, kartın içindeki küçük bir çipin terminal tarafından radyo dalgasıyla, dokunmadan okunmasıdır. PIN ise çalışana özel, birkaç haneli bir şifredir.

Aşağıdaki tablo hangi yolun hangi işyerine daha iyi oturduğunu gösteriyor:

Yöntem	Nasıl çalışır?	Dikkat edilecek nokta	En uygun olduğu yer
Temassız kart (RFID/NFC)	Kart ya da anahtarlık terminale yaklaştırılır	Kart kaybolabilir ya da başkasına verilebilir; kayıp kart vakit kaybetmeden iptal edilmeli	Kalabalık ve vardiyalı girişler, turnikeli kapılar
Şifre (PIN)	Çalışan kendi şifresini tuşlar	Şifre paylaşılabilir; ara ara değiştirmek iyi olur	Küçük ekipler, kart dağıtmak istemeyen işyerleri
Kart ve şifre birlikte	Önce kart okutulur, sonra şifre girilir	Her okutma birkaç saniye uzar	Kartın başkasına verilmesinden çekinilen girişler
İmza ve kâğıt çizelge	Çalışan saati yazar ve imzalar	Ay sonunda toplamak zaman alır; silinti tartışma doğurur	Çok az çalışanı olan işyerleri
Denetçi gözetiminde elle giriş	Amir giriş saatini sisteme ya da deftere yazar	Amirin her vardiyada orada olması gerekir	Terminal arızası gibi geçici durumlar
Parmak izi ya da yüz tanıma	Bedene ait özellik okunur	Kurul kararına göre mesai takibi için ölçülü değil	Mesai takibinde kullanılmamalı

Biz mesai takibi için kartlı ve şifreli PDKS terminali kuruyor, raporları bu terminallerin yazılımından alıyoruz. Vardiyalı depolarda kart en akıcı yoldur; rampa ve araç girişiyle birlikte düşündüğümüz depo ve lojistik kamera sistemi sayfamıza da göz atabilirsiniz.

Elinizde parmak izli ya da yüz tanımalı PDKS varsa ne yapmalısınız?

Paniğe gerek yok; geçiş birkaç sade adımda planlanır. Önerdiğimiz sıra şu:

1. Cihazı tanıyın: Terminalin modelini ve hangi okuma yollarını desteklediğini öğrenin. Model etiketinin ya da ekran menüsünün fotoğrafı bize yeterlidir.
2. Kart ya da şifreye geçin: Terminal destekliyorsa biyometrik okutmayı kapatır, cihazı kart ya da şifreyle çalışacak biçimde ayarlarız. Desteklemiyorsa kartlı ya da şifreli bir terminalle değiştiririz.
3. Kartları önceden dağıtın: Geçiş gününden önce her çalışanın kartı ya da şifresi tanımlı olsun; ilk sabah kapıda kuyruk oluşmasın.
4. Biyometrik kayıtların silinmesini planlayın: Terminaller çoğu zaman parmak izinin resmini saklamaz; ondan türetilen sayısal bir özeti saklar, buna şablon denir. KVKK'nın 27 Ağustos 2026 tarihli duyurusu, veriyi koda dönüştürmenin onu biyometrik veri olmaktan çıkarmadığını hatırlatıyor. Şablonlar terminalde, yazılımda ve yedeklerde durabilir. Silinmesi veri sorumlusu olarak işverenin sorumluluğundadır; nasıl ve ne zaman yapılacağını KVKK danışmanınızla birlikte belirleyin.
5. Çalışanları bilgilendirin: Yeni yöntemi ve çalışanlara verdiğiniz bilgilendirme metinlerindeki değişikliği danışmanınızla konuşun.
6. Yedek planı yazın: Terminal arızalanırsa ya da elektrik kesilirse giriş ve çıkışın amir gözetiminde elle kaydedileceğini baştan belirleyin.

Bizim işimiz cihaz tarafıdır: ayar, değişim ve kurulum. Verilerin silinmesine ve hukuki değerlendirmeye ilişkin kararlar sizin ve danışmanınızındır.

Mesai takibi dışındaki biyometrik kullanımlar da kararın içinde mi?

Hayır. KVKK'nın 27 Ağustos 2026 tarihli kamuoyu duyurusuna göre mesai takibi dışında kalan biyometrik veri işleme faaliyetleri bu ilke kararının kapsamında değerlendirilmiyor. Böyle bir kullanımın hukuka uygunluğunu, işleme amacına, işin niteliğine ve somut durumun özelliklerine bakarak veri sorumlusu kendisi değerlendirmeli.

Duyuru, güvenlik riski taşıyan bazı tesislerde kritik alanlara girişin denetlenmesini böyle başka bir amaç olarak anıyor. Bu durumda da kullanımın gerekli alan ve kişilerle sınırlı ve ölçülü olması gerektiğini vurguluyor. Böyle bir ihtiyacınız varsa kararı cihaz seçmeden önce danışmanınızla verin. Mesai kaydı ise her durumda kart, şifre ya da Kurul'un saydığı diğer yollarla tutulmalıdır.

Kurulumdan önce hazırlamanız gerekenler

1. Çalışan sayısı ve vardiyalar: Terminalin kapasitesi ve yazılım ayarları buna göre seçilir.
2. Giriş noktaları: Personel tek kapıdan mı giriyor, yoksa depo ve arka kapı da kullanılıyor mu?
3. Terminalin yeri: Elektrik ve çoğu zaman ağ bağlantısı ister. Yağmur almayan, sabah sırası oluşturmayacak bir nokta seçin.
4. Rapor biçimi: Muhasebenizin hangi tabloyu istediğini önceden sorun.
5. Kapı ve turnike: Aynı kartın kapıyı da açması isteniyorsa mevcut kilit ya da turnike keşifte incelenir. Seçenekleri turnike çeşitleri yazımızda karşılaştırıyoruz.

Sık sorulan sorular

Çalışanlardan açık rıza alırsam parmak izi kullanabilir miyim?

Mesai takibi için hayır. Kurul'a göre daha az müdahaleci yollar varken, açık rıza bulunsa bile biyometrik veriyle mesai takibi ölçülülük ilkesini karşılamıyor. İşçi ve işveren arasındaki güç farkı da rızanın özgürlüğünü tartışmalı hâle getiriyor.

Kart mı, şifre mi daha iyi?

Kalabalık girişlerde ve turnikeli kapılarda kart daha akıcıdır. Birkaç kişilik ekiplerde şifre kart dağıtma derdini ortadan kaldırır. İkisini birden okuyan bir terminal de seçilebilir.

Kart başkasına okutulursa nasıl anlaşılır?

Terminali gören bir kamera, kaydın kime ait olduğunu sonradan kontrol etmenize yardım eder. Kameranın da kişisel veri işlediğini unutmayın; çalışanlarınızı bu konuda yazılı olarak bilgilendirin. Ayrıntıları işyerinde KVKK uyumlu kamera kullanımı yazımızda bulabilirsiniz.

PDKS bordroyu kendisi hesaplar mı?

Hayır. PDKS giriş ve çıkış saatlerini ve mesai özetini verir. Maaş hesabı muhasebenizin işidir; rapor ona hazır bir tablo olarak gider.

İnternet ya da elektrik kesilirse kayıtlar kaybolur mu?

Terminal okutmaları kendi hafızasında saklar ve bağlantı dönünce yazılıma aktarır. Elektrik kesintisinde terminal çalışmaz; o süre için yazılı yedek planınız devreye girer.

Kartlı ya da şifreli PDKS'yi birlikte planlayalım

Çalışan sayınızı, vardiya düzeninizi ve giriş kapılarınızı anlatın; ücretsiz keşifte terminalin yerini ve tipini birlikte seçelim. Elinizde parmak izli bir cihaz varsa modelini söyleyin, karta mı çevrileceğini yoksa değişmesi mi gerektiğini birlikte netleştirelim. Kurulum seçeneklerini PDKS personel takip sistemleri sayfamızda anlattık; yaklaşık bütçeyi fiyat hesaplama sayfamızda görebilirsiniz. Bize 0544 686 16 16 numarasından ulaşabilir ya da WhatsApp'tan yazabilirsiniz; destek hattımız 7/24 açıktır.

Kaynaklar

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, "Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı", Karar No: 2026/921, Karar Tarihi: 29.04.2026, Resmî Gazete, 2 Haziran 2026, Sayı: 33268: resmigazete.gov.tr. Kişisel Verileri Koruma Kurumu, "29.04.2026 Tarihli ve 2026/921 Sayılı 'Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı'na İlişkin Görüş Talepleri Hakkında Kamuoyu Duyurusu", 27.08.2026: kvkk.gov.tr. Tümüne erişim: 22.10.2026. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki görüş değildir; işyerinize özgü karar için KVKK danışmanınıza başvurun.